Tietosuojaseloste
WeCode ry (Y-tunnus: 3500714-9) sitoutuu suojaamaan jäsentensä, tapahtumiin osallistuvien ja verkkosivustonsa kävijöiden yksityisyyttä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Suomen tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti.
Ei seurantaevästeitä – evästeetön arkkitehtuuri
Julkisilla verkkosivuillamme ei käytetä ei-välttämättömiä seurantaevästeitä eikä kolmansien osapuolten mainosskriptejä. Palvelimen lokitiedostoja säilytetään ainoastaan tietoturvan ja järjestelmän vakauden varmistamiseksi, enintään 12 kuukautta.
Jäsenhakemukset
Tämä osio koskee henkilötietoja, jotka lähetät jäsenhakemuslomakkeella.
Rekisterinpitäjä
WeCode ry (Y-tunnus 3500714-9). Yhteystiedot: info@wecodeplatform.com.
Kerättävät tiedot
Koko nimesi, sähköpostiosoitteesi, kotikuntasi, valitsemasi kiinnostuksen kohteet, vapaaehtoinen viestisi, lomakkeen kieli, lähetysaika sekä ajankohdat, jolloin vahvistat sähköpostiosoitteesi ja jolloin hallitus tekee päätöksen.
Käyttötarkoitus ja oikeusperuste
Käytämme tietoja hakemuksesi käsittelyyn, vahvistuslinkin ja hallituksen päätöksen lähettämiseen sinulle sähköpostitse ja, jos liityt jäseneksi, yhdistyslain (503/1989) 11 §:n edellyttämän jäsenluettelon pitämiseen. Oikeusperusteena ovat pyynnöstäsi ennen jäsenyyttä toteutettavat toimet ja yhdistyksen lakisääteinen velvollisuus pitää jäsenluetteloa (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b ja c alakohta).
Säilytys ja vastaanottajat
Kun olet lähettänyt lomakkeen, lähetämme sähköpostiisi linkin osoitteen vahvistamista varten. Hakemus tallennetaan yhdistyksen verkkopalvelimelle (palveluntarjoaja o2switch, Ranska) salattuna niin, että vain hallitus voi purkaa salauksen. Jotta palvelin voi lähettää sinulle vahvistus- ja päätösviestit, tiedoista säilytetään lisäksi toinen kopio, joka on salattu erillisellä palvelimen avaimella ja jonka palvelin voi siis purkaa: siihen asti, kun vahvistat osoitteesi, kopio sisältää koko hakemuksen, sen jälkeen vain nimesi ja sähköpostiosoitteesi. Kopio poistetaan, kun hallitus tekee päätöksen. Hallitus näkee vain vahvistetut hakemukset: vahvistuksen jälkeen hakemuksesi tiedot sisältävä ilmoitus lähetetään yhdistyksen Gmail-postilaatikkoon (Google), josta hallitus lukee sen ja tekee päätöksen. Google voi käsitellä viestiä EU:n ulkopuolella. IP-osoitettasi käytetään vain tiivistettynä toistuvien lähetysten rajoittamiseen eikä sitä tallenneta hakemuksen yhteyteen.
Säilytysaika
Hakemus, jota ei vahvisteta 7 päivän kuluessa, poistetaan. Jos hallitus ei hyväksy hakemusta, se poistetaan palvelimelta heti ja saat päätöksestä lyhyen sähköpostiviestin. Hyväksytyn jäsenen tiedot säilytetään, kunnes hallitus poistaa ne. Jäsenyyden aikana yhdistyksen on säilytettävä ne (yhdistyslain 11 §:n jäsenluettelo); jäsenyyden päätyttyä hallitus poistaa tiedot. Ilmoitusviesti säilyy yhdistyksen Gmail-postilaatikossa, kunnes hallitus poistaa sen. Palvelimen varmuuskopiot korvautuvat tavanomaisen kiertonsa mukaan.
Oikeutesi
Voit pyytää pääsyä tietoihisi, niiden korjaamista tai poistamista tai vastustaa niiden käsittelyä kirjoittamalla osoitteeseen info@wecodeplatform.com. Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).
Yhteydenottolomake
Tämä osio koskee henkilötietoja, jotka lähetät yhteydenottolomakkeella.
Rekisterinpitäjä
WeCode ry (Y-tunnus 3500714-9). Yhteystiedot: info@wecodeplatform.com.
Kerättävät tiedot
Nimesi, sähköpostiosoitteesi ja viestisi, lomakkeen kieli ja lähetysaika.
Käyttötarkoitus ja oikeusperuste
Käytämme tietoja viestisi lukemiseen ja siihen vastaamiseen sekä yhdistyksen hallituksen suojaamiseen roskapostilta ja tietojenkalastelulta (automaattinen tarkistus, toistuvien viestien rajoitus, lähettäjän estäminen). Käsittelyperuste on yhdistyksen oikeutettu etu vastata sille lähetettyihin viesteihin ja pitää postilaatikkonsa turvallisena (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
Säilytys ja vastaanottajat
Viestisi välitetään sähköpostitse yhdistyksen Gmail-postilaatikkoon (Google), jossa hallitus lukee sen; Google voi käsitellä viestiä EU:n ulkopuolella. Suojatakseen hallitusta roskapostilta ja tietojenkalastelulta palvelin tarkistaa jokaisen viestin automaattisesti (esimerkiksi lyhennettyjen tai naamioitujen linkkien varalta). Epäilyttävältä näyttävää viestiä ei välitetä heti: se säilytetään salattuna yhdistyksen verkkopalvelimella (palveluntarjoaja o2switch, Ranska), kunnes hallituksen jäsen tarkistaa sen ja joko välittää tai poistaa sen. Palvelin ei säilytä kopiota välittämiensä viestien sisällöstä. IP-osoitettasi käytetään tiivistettynä (hash) toistuvien lähetysten rajoittamiseen, eikä sitä tallenneta viestin yhteyteen. Kuten jokainen palvelimelle tuleva pyyntö, lähetys kirjataan palvelimen käyttölokiin (aika, IP-osoitteesi verkko-osa ja sen avaimellinen tiiviste); palvelimen tietoturvaloki kirjaa, että viesti vastaanotettiin, ja tarkistuksen tuloksen, mutta ei viestiä, nimeäsi eikä sähköpostiosoitettasi.
Säilytysaika
Epäilyttävä viesti, jota hallitus ei tarkista, poistetaan 30 päivän kuluttua. Toistuvien ja massaviestien estämiseksi palvelin säilyttää jokaisesta viestistä 30 päivän ajan lähetyksestä merkinnän ilman sisältöä: ajan, kielen, automaattisen tarkistuksen tuloksen sekä sähköpostiosoitteestasi ja viestin tekstistä johdetut yksisuuntaiset tunnisteet (hash). Jos hallitus estää lähettäjän osoitteen, osoitteen tiiviste säilytetään 90 päivää, ja tästä osoitteesta tulevat viestit menevät tarkistettaviksi eivätkä suoraan hallitukselle. Käyttöloki ja tietoturvaloki säilytetään 12 kuukautta. Viesti säilyy hallituksen Gmail-postilaatikossa, kunnes hallitus poistaa sen. Palvelimen varmuuskopiot korvautuvat tavanomaisessa kierrossaan.
Oikeutesi
Voit pyytää pääsyä tietoihisi, niiden korjaamista tai poistamista tai vastustaa niiden käsittelyä kirjoittamalla osoitteeseen info@wecodeplatform.com. Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).